Vielleicht denkst du, dass Zeitmanagement nicht so wichtig ist und lebst dein Leben lieber von einen in den anderen Moment hinein. Wenn du so bist, dann ist das auch in Ordnung. Solltest du allerdings immer wieder gestresst sein und dir nicht sicher sein wie du alle deine Aufgaben im privaten oder beruflichen Alltag erledigen sollst, oder solltest du einfach eine Zeit besser nutzen wollen, so solltest du dich mit Zeitmanagement beschäftigen.
Dauerstress ist äußerst gesundheitsschädlich! Aber mit Planen und Priorisieren kannst du dein Stressrisiko senken!
Hast du schonmal von der Eisenhower-Methode oder dem IKE-Modell gehört?
Es handelt sich um eine Matrix die von Eisenhower, dem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika, erfunden und verwendet wurde. Ziel dieser simplen Methode ist es ganz klar und deutlich die Wichtig- und Dringlichkeiten von Aufgaben zu erkennen um dann dementsprechend nach Priorität seine Aufgaben zu bewältigen.
Das IKE-Modell zeigt welche Aufgaben
+ wirklich wichtig sind
+ auf einen anderen Tag verschoben werden können
+ von jemand anderem übernommen werden können
+ vielleicht gar nicht getan werden müssen
Die Matrix ist unterteilt in die folgenden vier Felder:
- Dringend & Wichtig
- Wichtig, nicht dringend
- Dringend, nicht wichtig
- Nicht wichtig & nicht dringend
Nun wie funktioniert das praktisch?
Schritt 1: Mache dir eine IKE-Modell Vorlage.
Das Bild oben zeigt dir in welche vier Bereiche sich die Vorlage aufteilen
sollte. Rechts habe ich zusätzlich einen Raum für die Auflistung meiner
Aufgaben geschaffen. Ob du dir die Vorlage auf Papier zeichnest oder auf dem PC
durch ein Zeichenprogramm oder ein Text-Programm erstellst ist egal. Wichtig
ist, dass du damit gut arbeiten kannst. Da ich gerne Dinge visuell hin und her
schiebe bzw. umsortiere habe ich mir eine einfache Vorlage in Word erstellt. Monatliche
und wöchentliche Darstellungen mache ich direkt in Word. Die jährliche Version
drucke ich aus um sie mir wo aufzuhängen, wo ich sie jeden Morgen sehe. Zusätzlich
habe ich die Vorlage für tägliche Aufgaen ausgedruckt und laminiert. Dadurch
kann ich das selbe Blatt jeden Tag mit einem nichtwasserfesten Marker erneut
verwenden.
Schritt 2: Liste alle Aufgaben und Projekte auf.
Erstelle dir eine Liste mit allen momentanen und zukünftigen Pflichten, Aufgaben
und Projekten. Bitte schreibe ALLE Dinge auf, die deine Zeit in Anspruch nehmen,
auch wenn es unwichtige sein mögen.
Schritt 3: Setze sie in die Matrix ein.
Während du nun Punkt für Punkt in eine der vier Flächen einsetzt, bedenke
kritisch und wahrheitsgetreu ob die Aufgabe wirklich wichtig und dringend oder
doch vielleicht nur dringend ist.
Schritt 4: Beurteile das Ergebnis und setzte Prioritäten
durch eine Reihenfolge.
Ordne dir die eingesetzten Aufgaben in den jeweiligen Feldern nochmals in eine
Reihenfolge an, welche dieser Aufgaben in diesem Feld welche Priorität hat.
Wenn zum Beispiel im Feld 3 (Dringend, nicht wichtig) zwei Aufgaben sind die du
für deinen Chef dringend erledigen solltest, dann ordne sie in der Reihenfolge
an, welche von diesen beiden dringender bzw. wichtiger ist. Schaue dir dann
deine fertige Matrix an und überlege, was ihr Inhalt für dich bedeutet. Wobei
verbringst du im Moment die meiste Zeit? Ist diese Zeitnutzung laut deiner
Matrix auch effektiv und sinnvoll? Was würdest du mit dieser Zeit lieber tun?
Muss jede Aufgabe die im Feld „Nicht wichtig und nicht dringend“ seht
tatsächlich erledigt werden oder können Aufgaben aus dieser Rubrik vielleicht
komplett gestrichen werden?
Um besser in das IKE-Modell einsetzen zu können und den meisten Nutzen daraus zu gewinnen, solltest du folgendes ebenfalls berücksichtigen:
1) In Feld 1 gehören Dinge die du sofort bearbeiten musst, weil du ansonsten mit fatalen Auswirkungen rechnen musst. Damit du dein Stressrisiko geringer halten kannst, solltest du schauen, dass du Aufgaben erledigen kannst, bevor sie in diese Rubrik rutschen. Wenn du ständig viele Aufgaben in diesem Status hast wirst du auslaugen. Achte auf deine Gesundheit. Vielleicht kann dich auch jemand unterstützen diese Liste leer zu bekommen?
2) In Feld 2 können Dinge sein, die dir nicht wichtig sind, aber anderen vielleicht schon. Diese können auch spontan hinzukommen und dich dadurch in deinen anderen Aufgaben unterbrechen und so mehr Stress verursachen. Achte darauf Ablenkungen zu minimieren und plane dir allgemein auch Zeit für spontan hinzukommende Dinge ein, um dein Stressrisiko zu senken.
3) In Feld 3 sind deine langfristigen, persönlichen und beruflichen Ziele. Da es deine wertvollste Kategorie ist, solltest du viel Zeit für diese Kategorie schaffen.
4) In Feld 4 stellen Ablenkungen dar, welche deine wertvolle Zeit fressen können. Manche davon solltest du vielleicht einfach streichen. Es ist besser auch hin und wieder anderen ein freundliches aber bestimmtes „nein“ zu geben. Das bedeutet nicht, dass du nie etwas für andere tun sollst. Anderen zu helfen ist immer gut, du darfst dabei jedoch nicht deine Prioritäten vergessen und musst gut beurteilen ob deine momentane To-Do-Liste Zeit für diese Aufgaben erlaubt, und ob nicht jemand anderes die Aufgabe derzeit genauso gut übernehmen kann.
5) Schaffe dir mindestens einmal die Woche die Zeit um deine Situation zu beurteilen, die vorige Zeitnutzung zu analysieren und wieder Priorisierungen durchzuführen. Denke daran, für alles seine eigene gewisse Zeit einzuplanen. Du könntest Emails und Nachrichten, anstatt direkt wenn neue rein kommen, nur ein paar Mal am Tag zu vorgeplanten Zeiten beantworten, um dich länger auf wichtige Aufgaben konzentrieren zu können. Plane dir ebenfalls Zeit ein für unvorhergesehene Probleme. Wenn doch keine Probleme eintreten, kannst du diese Zeit anderwärtig nutzen oder dazwischen mal einfach entspannen.
Was denkst du über die Eisenhower-Methode?
Wirst du sie anwenden?
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